Onbezorgd op vakantie

Hoe doe je dat als je in een druk bedrijf werkt waar veel verantwoordelijkheden bij jou liggen? Vertrouw jij er blindelings op dat je collega’s precies weten wat zij moeten doen als jij aan de Toscaanse kust lekker bruin ligt te bakken? En wat heeft er zich eigenlijk allemaal afgespeeld in die tijd dat jij door de Scandinavische natuur trok of Oosterse tempels bezocht?

Een jaar lang doe je stinkend je best om alles netjes in banen te begeleiden en je klanten tevreden te houden, maar in de zomer wil je er toch echt even tussenuit. Dat heb je ook dik verdiend! Maar bij het plannen van je vakantie begint het al door je hoofd te spoken: hoe regel ik dat alles vlekkeloos doorloopt terwijl ik in het buitenland zit?

Wij geven je een aantal waardevolle tips die je hierbij helpen.

Stel je collega’s en contacten op tijd op de hoogte

Daar begint het namelijk al mee. Zorg dat je, zeker bij belangrijke contacten die je regelmatig spreekt, op tijd laat weten wanneer je voor een langere periode niet beschikbaar bent. Herinner ze eventueel een paar dagen voor je vertrekt nog eens. Hiermee geef je iedereen de kans om zich voor te bereiden zonder de persoon die ze het hardst nodig hebben: jou.

 

Zorg voor een tijdelijk vervangend contactpunt

Niets is zo vervelend als dat je ergens (dringend) hulp bij nodig hebt, maar niemand kunt bereiken. Dat geldt ook voor klanten die jouw hulp keihard nodig hebben. Zorg er dus voor dat je ze laat weten wie ze wél kunnen bereiken. Schakel je werktelefoon door naar een collega en stel een autoreply in op je e-mailadres met duidelijke instructies dat jij er niet bent, maar dat ze bij een van je collega’s terecht kunnen via een ander e-mailadres of telefoonnummer. Je kunt er zelfs voor kiezen om je mails tijdelijk te forwarden naar een van je collega’s, mits je geen geheime liefdesconversaties voert met die rijke prins uit Oeganda. ;-)

Gebruik een projectmanagementsysteem

Een projectmanagementsysteem zorgt ervoor dat je een plek hebt om je projecten en werkzaamheden te documenteren. Er zijn talloze online tools hiervoor zoals Firefly Workflow Efficiency, een compleet online projectmanagementsysteem waarbij je vanaf overal ter wereld kunt inloggen. Zo kan iedereen (die er toegang tot heeft met zijn eigen inloggegevens) informatie terugvinden wanneer jij afreist naar het zonnige zuiden. Indien van toepassing kun je op deze manier ook ‘taken’ voor anderen voorbereiden. Zo weten jouw collega’s wat ze kunnen doen of waarmee ze je kunnen helpen tot je terug bent op kantoor. Bovendien kunnen je collega’s hier ook hun werkzaamheden of contactmomenten in registreren. Zo weet jij precies wat er is gebeurd als je weer terug bent. Dat is niet alleen superhandig wanneer je op vakantie gaat, maar ook gewoon voor ál je werkzaamheden.

Tot slot: maak je hoofd leeg en GENIET!

Je vakantieperiode is jouw tijd om te genieten. Met een goede voorbereiding hoef jij je nooit meer zorgen te maken over wat er op kantoor allemaal gebeurt. Het dagelijks leven is al stressvol genoeg en je gaat niet voor niks op vakantie. Laat het werk dus gewoon even achter je en geniet van je vrije tijd. Een mens heeft nou eenmaal rust nodig. De een meer dan de ander, maar je ontkomt er niet aan dat stress slecht is voor zowel je mentale als fysieke gezondheid. Uiteindelijk lijdt iedereen eronder wanneer jouw gezondheid verslechterd en daar heeft niemand iets aan. Rust dus lekker uit, ga leuke dingen doen en zorg ervoor dat je er zonder problemen weer een jaar tegenaan kan! :-)